Gutes Briefing – guter Projektstart
Wir blicken heute gemeinsam auf die Zusammenarbeit zwischen Kund*innen und Dienstleister*innen. Ich verrate Ihnen, wie Sie uns Kommunikationsmenschen am besten briefen und so die Grundlage für den Erfolg Ihres Publikationsprojekts schaffen.
Damit alle potenziell am Projekt Beteiligten (Designer*innen, Texter*innen, Lektor*innen …) genau wissen, was Sie von ihnen erwarten und welche Ziele Sie mit der Publikation verfolgen, brauchen sie ein Briefing. Denn ohne gemeinsame Vision kein gemeinsamer Weg und kein fundierter Kostenvoranschlag.
Alles, was Sie über das Projekt schon wissen, zu erzählen, genügt nicht. Ein bisschen Struktur brauchen Ihre Dienstleister*innen schon. Nehmen Sie doch in Zukunft immer die folgende Liste zur Hand; sie hilft Ihnen, nichts Wichtiges zu vergessen.
Folgende Punkte sollte ein Briefing für ein Publikationsprojekt enthalten:
- Die Aufgabe: Was soll gestaltet / geschrieben / lektoriert / korrigiert werden? Ein Flyer, ein Mailing, eine umfangreiche Unternehmenspublikation (Imagebroschüre, Geschäftsbericht)?
- Das Aufgabenspektrum: Welche Aufgaben sollen die angefragten Dienstleister*innen genau übernehmen? Nur die Gestaltung, nur das Texten, Lektorieren, Korrigieren oder alle Aufgaben, inklusive Projektkoordination?
- Hintergrund: Warum brauchen Sie die Publikation jetzt? Wie ist sie in Ihre übrigen Kommunikationsaktivitäten eingebettet?
- Zielgruppe: Wer sind die Adressat*innen Ihrer Publikation? Ist die Zielgruppe intern oder extern, gibt es mehrere? (z.B. Mitarbeiter*innen, Kund*innen, Investor*innen?) Und wie viel thematisches Vorwissen hat/haben die Zielgruppe(n)?
- Ziel des Projekts: Wollen Sie z.B. ein neues Produkt vorstellen, neue Kund*innen gewinnen, ein besonderes Angebot kommunizieren oder Ihre Bekanntheit erhöhen?
- Erste Ideen: Haben Sie schon genauere Vorstellungen zu Inhalt, Umfang, Anmutung und Stil?
- Zeitplanung: Wann soll die Publikation gedruckt vorliegen? Wann brauchen Sie die Kostenvoranschläge, wann soll das erste Treffen aller Projektbeteiligten stattfinden, für wann sind die Feedback- und die Korrekturphasen, für wann die Freigabe durch Sie geplant? Oder möchten Sie auch die Zeitplanung lieber an eine*n Dienstleister*in übertragen?
- Beteiligte: Wer ist sonst noch in die Erstellung dieser Publikation involviert? Übernehmen Sie selbst die Koordination oder ist dafür jemand anders – intern oder extern – verantwortlich?
- Rahmenbedingungen: Welche Restriktionen sind evtl. zu beachten? (Corporate Design, feststehende Unternehmenssprache usw.)
- Basis/Rückfragen: Welche Unterlagen stehen für die Arbeit an dem Projekt zur Verfügung (z.B. bisherige Broschüren, Corporate-Design-Manual, Pressemeldungen usw.); wer kann inhaltliche Fragen beantworten (ggf. Name der Ansprechpartner*innen mit Telefonnummer, E-Mail, Angaben zur Verfügbarkeit)?
- Nächste Schritte: Was erwarten Sie als Nächstes? Ein Angebot, ein persönliches Gespräch?
Übrigens: An den Rückfragen, die Ihnen die Dienstleister*innen zum Briefing stellen, können Sie deren Erfahrung, Interesse und Arbeitshaltung gut ablesen. Tipp: Die günstigsten Anbieter*innen sind nicht unbedingt die besten Projektpartner.